Comment gérer le suivi des heures de R&D ?

LePetitPrince, ton interrogation est pertinente, on est nombreux à se casser les dents sur ce suivi des temps R&D. Chez nous, on a testé pas mal de trucs avant de trouver un semblant d'équilibre. Au début, c'était full tableur, une horreur sans nom : erreurs de saisie à gogo, des heures qui disparaissaient mystérieusement, et une galère monstre pour consolider tout ça. Sans parler du temps perdu à courir après les infos ! Après, on a voulu jouer la carte de la confiance, en demandant aux équipes de déclarer leur temps « à la louche ». Catastrophe. On avait des estimations hyper optimistes, déconnectées de la réalité, et impossible de justifier quoi que ce soit en cas de contrôle. L'innovation, c'est bien beau, mais si on ne peut pas prouver qu'on y a mis les moyens, c'est compliqué. Maintenant, on est passé à un système hybride, avec un outil de gestion de projet assez costaud (Asana, en l'occurrence, mais il en existe plein d'autres). Chaque projet R&D est découpé en tâches, et les équipes doivent badger leur temps passé sur chaque tâche. C'est pas parfait, ça demande de la discipline, mais au moins on a une vision plus claire de où va le temps. Et on a mis en place des process clairs pour la validation des feuilles de temps, avec des points de contrôle réguliers. Ça évite les dérives. Ce qui est délicat, c'est de trouver le bon niveau de granularité. Si on demande un suivi trop précis, ça devient vite chronophage et ça décourage les équipes. Si on est trop laxiste, on perd en fiabilité. Bref, c'est un compromis à trouver, en fonction de la taille de l'équipe et de la complexité des projets. Ah, et un truc important : on a intégré le suivi des heures R&D à notre SIRH. Ça simplifie pas mal la gestion administrative et ça évite les ressaisies. D'ailleurs en parlant de ça, je suis tombé sur https://www.ecodroit.fr/optimisation-du-suivi-des-heures-de-rd-pour-le-cir-avec-mon-intranet-sirh/ un article qui explique comment optimiser le suivi des heures R&D avec un intranet SIRH. Ça peut t'intéresser. Perso, je pense que le plus important, c'est d'impliquer les équipes dans la démarche et de leur expliquer pourquoi on a besoin de ce suivi. Si elles comprennent l'intérêt, elles seront plus enclines à jouer le jeu. Et aussi, il faut être transparent sur l'utilisation des données. Les gens doivent savoir comment leur temps est valorisé et comment il contribue aux objectifs d'innovation de l'entreprise. Sinon, c'est la porte ouverte à la suspicion et au découragement. Et ça, c'est le pire pour la créativité et la motivation. On en revient toujours au même point un `ancré`dans nos processus.

PixelNomad79, ton retour d'expérience est très parlant. L'approche hybride que tu décris semble être un bon compromis. Concernant l'intégration au SIRH, c'est clairement un axe à ne pas négliger pour fiabiliser les données et automatiser les process. Cela dit, il faut s'assurer que le SIRH en question soit bien paramétré pour gérer les spécificités du suivi des temps R&D, notamment en termes de ventilation des heures par projet et de justification des dépenses. Tous ne le permettent pas nativement, et des développements spécifiques peuvent être nécessaires, ce qui représente un coût non négligeable. Un audit préalable des fonctionnalités du SIRH est donc recommandé. Et je suis d'accord avec toi sur l'importance de la transparence et de l'adhésion des équipes. Sans cela, on risque de se heurter à une résistance, voire à un sabotage pur et simple du système. La communication est primordiale pour expliquer les enjeux et les bénéfices du suivi des temps R&D, tant pour l'entreprise que pour les employés.

DataForge9, entièrement d'accord avec toi sur la nécessité de bien auditer le SIRH avant de l'intégrer au suivi R&D. On a failli se planter sur ce point ! On avait zappé de vérifier la compatibilité avec nos outils de gestion de projet et... bim, incompatibilités, des données perdues, un vrai bordel. Heureusement qu'on a fait machine arrière à temps. Du coup, maintenant, on a une check-list béton avant de valider quoi que ce soit.

PixelNomade, ta mésaventure me fait froid dans le dos ! C'est exactement le genre de détail auquel on ne pense pas toujours assez tôt. Merci pour le partage, ça renforce l'idée qu'un audit poussé est vraiment indispensable. Une check-list béton, c'est une excellente initiative, je pense qu'on va s'en inspirer ici !

C'est clair que l'histoire de PixelNomade fait réfléchir. On a tendance à se focaliser sur l'outil de suivi en lui-même, mais l'intégration avec le reste du système d'information, c'est primordial. L'audit dont tu parles, LePetitPrince, c'est une bonne façon de s'assurer qu'on ne fonce pas dans le mur. Mieux vaut prévenir que guérir, comme on dit.

Bon, alors, suite à vos conseils, on a fait l'audit du SIRH... et PixelNomade79 avait raison à 200% ! 😅 Il y avait des incompatibilités avec certains de nos outils. On a pu corriger le tir avant la catastrophe. Merci encore pour vos retours ! 🙏 Maintenant, on est sur une solution hybride, comme suggéré, et ça semble bien se passer. On croise les doigts ! 🤞

Super que l'audit ait servi ! Pour la solution hybride, un truc qui marche bien, c'est de coupler un outil de gestion de projet (type Asana, Trello, etc.) avec un tableur bien foutu pour la consolidation et l'analyse des données. Ça permet de garder de la flexibilité tout en ayant une vision claire. Niveau granularité, essayez de définir des "macro-tâches" qui correspondent aux grandes étapes de vos projets R&D. Ça évite de se perdre dans les détails sans être trop vague. Et n'oubliez pas de former vos équipes à l'outil et aux process. 😉

L'idée des macro-tâches, c'est pas bête. Faut trouver le juste milieu, c'est sûr. Trop précis, les gens lâchent l'affaire, trop vague, on perd le contrôle. On est d'accord. La formation, c'est pas une option, c'est la base. Sans ça, on est sûr d'aller dans le mur, peu importe l'outil. C'est comme vouloir faire pousser des tomates sans leur donner de soleil, ça ne marchera pas. On a investi pas mal de temps dans des sessions de formation, et on voit la différence. Les gens sont plus autonomes, ils comprennent mieux pourquoi on leur demande de faire ce suivi, et ils sont plus enclins à le faire correctement. Pour le coup, un truc qui a bien marché chez nous, c'est de gamifier un peu le truc. On a mis en place un système de badges et de récompenses pour ceux qui remplissent leurs feuilles de temps en temps et avec précision. Ça peut paraître un peu gadget, mais ça crée une dynamique positive et ça encourage les bonnes pratiques. Faut dire qu'avec un tempérament modélisateur, j'aime bien trouver des solutions qui motivent les équipes. Sinon, en parlant de chiffres, on a remarqué que depuis qu'on a mis en place ce suivi rigoureux, on a réussi à optimiser notre productivité de près de 15%. C'est pas négligeable. Et surtout, on a une bien meilleure visibilité sur nos dépenses R&D, ce qui facilite grandement la justification auprès de l'administration fiscale pour le CIR. On a gagné un temps fou sur la préparation des dossiers, et on a réduit considérablement le risque de redressement. Après, faut pas se leurrer, ça demande un investissement initial important, tant en temps qu'en argent. Mais à long terme, c'est largement rentabilisé. Et puis, ça permet de mieux piloter nos projets d'innovation, de prendre des décisions plus éclairées et d'allouer nos ressources de manière plus efficace. C'est un cercle vertueux, en quelque sorte. Mais bon, c'est un peu comme le jardinage, faut semer, arroser, et attendre que ça pousse. Y a pas de recette miracle.

NatureLover82, la gamification, c'est une approche intéressante, surtout si ça motive les équipes ! Et les 15% de productivité, ça donne envie d'en faire autant. Pour ceux qui cherchent des infos concrètes sur la structuration de la R&D et la sécurisation du CIR/CII, je vous conseille cette vidéo. C'est un replay de webinar qui aborde justement ces questions.

Ça peut aider à y voir plus clair dans un contexte fiscal qui se complexifie.

CapitalHumain16, merci pour le partage de la vidéo. C'est toujours bon d'avoir des ressources concrètes. 🙂 Je suis d'accord sur le côté "contexte fiscal qui se complexifie", mais je reste un peu sceptique sur l'idée que la solution passe forcément par plus de structuration. Parfois, trop de process tue l'innovation. 🤷‍♂️ Il faut trouver le bon équilibre entre rigueur et souplesse, je pense. On ne veut pas transformer nos chercheurs en robots, quand même ! 🤖

Mouais, je suis d'accord sur le fond, mais faut pas non plus tomber dans l'excès inverse. Laisser les chercheurs faire ce qu'ils veulent sans aucun cadre, c'est le meilleur moyen de se retrouver avec des projets qui n'aboutissent jamais ou qui ne répondent pas aux besoins de l'entreprise. Faut un minimum de structure, sinon c'est la porte ouverte au gaspillage et à la dispersion. Un juste milieu, oui, mais faut pas que ça devienne une excuse pour ne rien faire.

Absolument, Vanessa Charles. Un fil conducteur, même léger, me semble nécessaire pour que la créativité reste productive. L'équilibre est délicat, un peu comme un scénario bien ficelé qui laisse la place à l'improvisation des acteurs.

Merci beaucoup CapitalHumain16 pour cette ressource supplémentaire ! C'est top de pouvoir compléter nos infos avec des supports comme celui-ci.

NatureLover82, super intéressant ton retour sur la gamification ! Je me demandais, concrètement, quels types de badges ou de récompenses vous avez mis en place ? C'est des trucs symboliques ou des avantages plus tangibles ? Genre, des jours de congés, des primes, ou des trucs comme ça ?

ViralVibes, pour la gamification, on a un peu mixé les deux. On a des badges virtuels pour le fun, genre "As du Timing" ou "Maître de la Précision", qui apparaissent sur les profils des collaborateurs. C'est surtout pour la reconnaissance entre pairs et pour créer une ambiance sympa. Mais on a aussi des récompenses plus concrètes, comme des cartes cadeaux, des goodies aux couleurs de l'entreprise, ou même des journées de formation supplémentaires sur des sujets qui les intéressent. On avait pensé aux jours de congés, mais c'est plus compliqué à gérer administrativement. L'idée, c'est de proposer des trucs qui ont de la valeur pour eux et qui collent à notre culture d'entreprise. On essaie d'être créatifs et de varier les plaisirs pour que ça reste motivant sur le long terme. Parfois on fait des petits challenges en équipe avec des défis sur une période donnée pour atteindre des objectifs et débloquer des bonus. Par exemple un dîner d'équipe dans un bon resto. 🍲

Top ces idées de récompenses.

C'est vrai que c'est important de mixer le symbolique et le concret. Les badges, ça crée une émulation sympa, et les récompenses tangibles montrent qu'on valorise vraiment l'effort. Les cartes cadeaux, c'est une bonne idée, ça laisse le choix aux gens. Pour les formations, c'est top aussi, ça montre qu'on investit dans leur développement. Je retiens l'idée des challenges en équipe, ça peut vraiment renforcer la cohésion. Merci pour le partage de ton expérience !

Pour compléter la gamification, vous pourriez aussi mettre en place un système de points échangeables contre des avantages (genre un mini-marché interne). Ça donne plus de liberté aux équipes et ça renforce l'adhésion. On avait testé ça sur un projet et ça avait plutôt bien marché.

Un "mini-marché interne", Benatia1, c'est une idée intéressante pour fidéliser ! Mais concernant la gamification, faut quand même s'assurer que les règles du jeu soient claires dès le départ, et qu'il n'y ait pas de favoritisme ou de distorsion dans l'attribution des récompenses. Sinon, ça peut vite se retourner contre vous et créer des tensions au sein des équipes. La transparence est primordiale, comme toujours. Pour éviter que la gamification se transforme en démotivation.

Si on récapitule, on est partis d'une interrogation sur le suivi des heures en R&D, avec un besoin de ventiler les heures et de justifier les dépenses. Plusieurs pistes ont été explorées, des tableurs à la confiance, avant d'arriver à des solutions hybrides avec des outils de gestion de projet et l'intégration au SIRH. L'audit du SIRH s'est avéré déterminant, et la gamification a été mentionnée comme un moyen de motiver les équipes. L'importance de la formation et de la transparence a été soulignée, ainsi que la nécessité de trouver un équilibre entre structure et souplesse pour ne pas brider l'innovation. On a aussi parlé des récompenses symboliques et concrètes, et de l'idée d'un mini-marché interne. Pas mal de pistes intéressantes pour avancer.

Top récap ! Merci pour le boulot, Benatia1. 👍

Super récap, ViralVibes, mais il manque un truc hyper important ! On a parlé de la gamification, c'est vrai, mais il faut aussi penser à l'évaluation régulière des performances. La gamification, c'est bien, mais si on ne mesure pas les résultats et qu'on n'ajuste pas le tir en conséquence, ça ne sert pas à grand-chose. Faut pas oublier que le but, c'est d'améliorer la productivité et de sécuriser le CIR, pas de faire un concours de celui qui remplit le plus vite sa feuille de temps ! Une vue d'ensemble est primordial.

Tout à fait CapitalHumain16, sans suivi des KPIs, la gamification c'est juste du fun. Faut que ça serve la performance globale et la stratégie de l'entreprise, sinon c'est contre-productif. Un audit des résultats de temps en temps me semble pertinent.

Voilà, on est bien d'accord ! C'est pas juste pour amuser la galerie. Faut que ce soit utile au final.

Exactement, faut pas que ça devienne un gadget. Par contre, je rajouterais qu'il faut faire attention à ce que les KPIs soient pertinents et pas trop nombreux. Sinon, on risque de se noyer sous un flot de données et de perdre de vue l'objectif principal. Mieux vaut quelques indicateurs clés bien choisis qu'une multitude de chiffres inutiles.

Tout à fait d'accord, NatureLover82, la pertinence des KPIs est fondamentale. Trop d'indicateurs tue l'indicateur, comme on dit. Il faut se concentrer sur les mesures qui ont un impact réel sur la performance et la conformité.

Complètement d'accord avec DataForge9 et NatureLover82, il faut rester focus sur l'essentiel 👍 et pas se perdre dans les chiffres. Moins mais mieux, quoi. 😉

Binta a raison, trop de chiffres, c'est contre-productif. On a vite fait de se noyer sous un tas de données et de passer à côté de l'essentiel. C'est comme quand tu veux faire une bonne ratatouille, si tu mets trop d'ingrédients, tu perds le goût de chaque légume. Faut doser, quoi. Je me souviens d'une étude qu'on avait mené chez nous sur l'efficacité des indicateurs de performance. On avait analysé une dizaine de projets R&D et on s'était rendu compte que ceux qui avaient le mieux performé étaient ceux qui se concentraient sur 3 ou 4 KPIs max. Au-delà, l'effet positif s'estompait, voire s'inversait. On avait même constaté une baisse de 8% de la productivité quand les équipes devaient suivre plus de 5 indicateurs. Comme quoi... Du coup, on a revu notre approche et on a défini des "KPIs clés de succès" pour chaque type de projet R&D. Ça nous a permis de mieux cibler nos efforts et de ne pas se disperser. On a aussi mis en place un système de reporting simplifié, avec des tableaux de bord visuels et faciles à comprendre. Un exemple concret : pour les projets de développement de nouveaux produits, on suit principalement le temps de cycle (combien de temps il faut pour passer de l'idée au prototype), le coût de développement et le taux de succès des tests utilisateurs. C'est simple, mais ça nous donne une bonne indication de la performance du projet. On a réussi à réduire notre temps de cycle de près de 12% en se concentrant sur ces indicateurs. C'est pas miraculeux, mais c'est toujours ça de pris. Après, faut pas oublier que les KPIs ne sont qu'un outil. L'essentiel, c'est de garder le contact avec les équipes, de les écouter et de comprendre leurs problématiques. Sinon, on risque de passer à côté de la réalité et de prendre des décisions qui ne sont pas adaptées. C'est comme quand tu plantes des fleurs, si tu ne les arroses pas et que tu ne leur donnes pas d'amour, elles ne pousseront pas, même si tu as les meilleurs outils du monde.

Je suis d'accord sur le fait de ne pas se noyer sous les chiffres, et ton exemple de la ratatouille est parlant. Mais je pense qu'il faut se méfier des généralisations hêtives. Ce qui marche pour une entreprise ne marche pas forcément pour une autre. La taille de l'entreprise, le secteur d'activité, la culture d'entreprise... tout ça a un impact sur le choix des KPIs et sur leur nombre. Dire qu'il ne faut pas dépasser 3 ou 4 KPIs, c'est un peu réducteur, je trouve. L'important, c'est surtout de bien comprendre ce qu'on mesure et pourquoi on le mesure.

Bien d'accord.